5 claves y 6 blogs para ser más productivo

Productividad

¿No te pasa que hay días en los que terminas agotada pero con la sensación de que no has hecho nada? Somos animales procrastinadores por naturaleza, al menos eso es lo que quiero creer yo siempre que tengo esa sensación. El trabajo en el mundo 2.0 es multitask, muchas veces intangible y casi siempre trepidante. 

Por eso, desde que internet es internet y pude empezar a recolectar ideas sobre los temas que me interesaban, sin quererlo al principio y ahora con una carpeta específica en Evernote y en Feedly, la productividad es uno de los temas sobre los que más leo e investigo.

Desde mi experiencia y haciendo una breve revisión de las sensaciones que me surgen en mi día a día he seleccionados 5 claves de productividad que me funcionan.

5 claves para ser más productivo

1. Engánchate a un sistema de productividad que se adapte a ti o invéntate uno propio. Puede que ya lo tengas: cree en él a ciencia cierta porque lo que hacemos de manera intuitiva es porque nos funciona. Bueno, no siempre :-)
2. Resérvate tiempos libres para revisar correo, rrss, whatsapps y hacer llamadas.
3. Utiliza la tecnología: web clipper de Evernote, Drive de Gmail, Feedly, Hootsuite…
4. Ponte al lío cuanto antes, a veces no es bueno pensar demasiado. ‘No te pre-ocupes y ocúpate‘.
5. Sé benévolo contigo mismo. No te fustigues, vaya. Y esto está directamente relacionado con el tipo anterior: si no has hecho algo y crees que lo debes hacer, simplemente ponte a ello cuanto antes en vez de pensar por qué has dejado de hacerlo.

Además, he añadido 6 blogs a mis lecturas semanales para seguir aprendiendo sobre mi sistema a partir de las experiencias y consejos de otros.

6 blogs de referencia para aprender sobre productividad

Todo comenzó cuando leí por primera vez estas 3 letras unidas: GTD. ¿Qué es GTD, Getting Things Done? El concepto que me pareció clave para añadir este sistema a mi día a día fue ‘escribe todo lo que quieres o necesitas hacer para que tu mente se libere de recordar y se centre en crear‘ (más o menos es así como lo recuerdo, no está copiado al pie de la letra). Os confieso que es es una dura tarea poner en orden este sistema, llevarlo a cabo implica horas de organización y, sobre todo, mantener un orden diario y ser muy constante. 3 virtudes que no siempre es fácil poner en práctica. Aún así me enganché al sistema de las listas. ‘La niña de las listas’ me llaman.

Hasta que hace 5 días mi mente se aclaró al leer el post Autofocus: el sistema de productividad de Mark Forster

Tan fácil como:

1- Escribir una lista (cerrada) al comienzo del día con todas y cada una de las tareas que debería llevar a cabo.
2- Repasarla y ‘dejarse llevar‘: “trabaja en cualquiera de ellas que sientas está ya lista para hacerse, o por la que te sientas más impulsado a trabajar –ya sea por que te agrade más, por tu sentido de la urgencia, por su prioridad o cualquier otro criterio que se te ocurra… deja que tus partes racional y emocional actúen en conjunto.”
3- Tacha las tareas en las que hayas trabajado el tiempo que hayas creído suficiente. Si una tarea no está terminada, anótala en la siguiente lista (abierta).
4- Vuelve de nuevo a la lista cerrada y repite el proceso hasta que hayas tachado todas las tareas o hayas recorrido la lista completa sin haber trabajado en ninguna de las tareas.
5- Aquí es donde empiezas con la lista abierta (tomándola como cerrada ahora) de la misma forma que con la lista cerrada.

Para mí, el punto clave es el 3. En infinitas ocasiones no he tachado una tarea en la que había trabajado porque no la había considerado como terminada. Y aquí radica esa sensación en la que a veces se siente una inmersa: ‘no he hecho nada y no he parado en todo el día’.

¿Qué pasa con las tareas que no has tachado de la lista cerrada?

Tienes que plantearte 3 cuestiones:

  • ¿Realmente esta tarea tiene valor para ti? Olvídala si no te interesa.
  • ¿Está bien formulada la tarea? Dale una oportunidad. Puede que sea un proyecto más amplio.
  • ¿Puede que sea una tarea para completarla más allá en el tiempo? Elimínala de estas listas por hacer y crea un recordatorio.

Llevo muy poco tiempo jugando al Autofocus. Y ya soy conversa convencida. Procastino mucho menos, me siento mejor, sé en qué invierto mis preciadas horas.

Un apunte: en vez de un cuaderno (nunca trabajo en el mismo espacio por lo que puede que a veces olvide un cuaderno de papel) utilizo Evernote. ¿Cómo? He creado una carpeta a la que he llamado ‘To do’s’ y en la que he añadido una nota para cada una de las listas. Las tareas van precedidas del simbolito para tareas (porque se pueden marcar con un stick una vez realizadas).

¿Qué sistema utilizas tú? ¿Habías oído hablar de GTD? ¿Algún consejo?



Filóloga revolviendo la Comunicación 2.0. El optimismo digital y el analógico son mi mejor opción, siempre.

6 comentarios en “5 claves y 6 blogs para ser más productivo

  1. Hola Paula,
    Te recomiendo sin duda Remember The Milk para gestionar tus tareas. Con ellas “el paso 3″, es fácil y transparente, basta con posponer la tarea al siguiente día (siguiente lista).
    ¡Ya me cuentas que tal si lo pruebas!

    • Hola Miguel,

      Utilicé RTM hace un par de años. Me lo recomendó mi hermano cuando empezamos a trabajar juntos. Sin embargo, tener varias aplicaciones me traía de cabeza y me pasé completamente a Evernote.

      De todas formas, le echaré un vistazo de nuevo. Seguro que han cambiado muchas cosas. Y tienes razón: el paso 3 se me hace a veces tedioso y puede que con esta herramienta sea más fácil.

      ¡Gracias por el apunte!

  2. Realmente el mundo del GTD es apasionante. Yo no me acabo de adaptar pero envidio profundamente a todos aquellos que lo hacen ya que la mejora de la productividad enorme. Me lo pongo como tarea pendiente en 2014 ;) ¡Un artículo muy útil!

    • Yo sigo aprendiendo, David. Creo que el gustito del GTD está en adaptarlo a tu forma de vida, a tus líos diarios, a tu personalidad.

      2014 tiene buena pinta, tengo ya una lista de cosas que quiero haceeeer. Jejeje!

      Muchas gracias por tu comentario y me alegro de que te sea útil :-)

  3. Me encanta el mundo del GTD. En un mismo día vuelvo a escuchar eso de Pre-ocúpate menos y ocúpate más.
    Autofocus está muy bien, tan simple como potente. Creo que la mejor manera de no procrastinar es tener demasiadas cosas que hacer :D

  4. Hola Paula,

    Un post muy interesante!

    Creo que en el contexto actual, saberse organizar adecuadamente es clave. Tanto por la tareas múltiples como por la hiperconectividad a la que nos vemos expuestos.

    Yo no uso Evernote, sino que trabajo con un CRM (Insight.ly) combinado con el Calendario de Google. El CRM te permite organizar las tareas por fechas, tipo y prioridad. En el calendario apunto aquello que debe hacerse en un momento concreto ya sea por urgencia o porque debe pasar en ese momento, en cambio cuando tengo espacios libres en el calendario recurro al CRM para ver que tareas me tocan en función del tipo y de la prioridad.

    Salu2.0!

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