La difícil elección de herramientas de colaboración

La difícil elección de herramientas de colaboración

Hasta hace no mucho tiempo las herramientas de colaboración en las empresas eran esencialmente papeles, bien escritos por ti cuando habías tomado notas en la reunión de turno en la que se habían decidido los siguientes pasos a seguir, o bien los que algún alma caritativa te entregaba con las conclusiones a las que se habían llegado. Si querías enseñar en lo que estabas trabajando a alguien, traicionabas al medio ambiente y lo imprimías, fuera lo que fuera: diseño, texto, imagen… Si se ponía una fecha de entrega para algo, abrías tu agenda y la apuntabas. En el mundo del papel estaban todas las herramientas de colaboración posibles, tanto es así, que con la popularidad del PowerPoint, las diapositivas también se imprimían y se subrayaban para tener bien a mano todo lo que resultaba importante en el día a día laboral.

Sin embargo, Internet, los dispositivos móviles y el amplio abanico de herramientas y aplicaciones son ahora nuestro papel y bolígrafo. Bueno, algunos aún tomamos notas en nuestro cuadernito, dibujamos ideas y apuntamos las fechas importantes en el calendario gigante que cuelga de la pared en nuestra cocina, pero si no contamos a los abuelos y abuelas del mundo, ya quedamos bien pocos que hacemos eso. Para nosotros, los raritos, pocas herramientas online nos convencen más que nuestro papel y boli, pero hemos tenido que aprender a transigir para poder compartir nuestra ideas, la organización de tareas y las fechas importantes con los demás, porque compartir es vivir y enviar tus papelitos por correo certificado no sería muy productivo.

Condiciones que deben cumplir esas herramientas

- Deben ser sencillas, pero completas: Las personas como yo queremos herramientas que nos impidan coger un boli, porque si hemos decidido cerrar la libreta, no queremos dejar cabos sueltos en papel. O todo o nada.

- Que ninguna herramienta solape a la otra: Tenemos que tener claro qué utilizamos para cada cosa y si una herramienta aglutina varias funciones, usemos sólo esa. Debemos ponernos de acuerdo para utilizar todos la misma, porque si no la colaboración desaparece y su utilidad también.

- Las herramientas como las aplicaciones para móviles deben facilitarnos el trabajo, no darnos más.

- Si notamos que una herramienta no es útil para nosotros, no hay que tener miedo a echar el cerrojo y cambiarla por otra. Hay tantas que seguro que alguna reúne los requisitos que necesitamos.

Algunas herramientas de colaboración

En esta página de mindmeister podéis ver una recopilación por funcionalidad de herramientas colaborativas: Best Online Collaboration Tools. ¿Cuáles son recomendables y para qué se usan?

- Trello: Organiza los proyectos por tablas y te permite ver en un vistazo en qué se está trabajando, quién está trabajando en qué y en qué punto del proceso se encuentra el proyecto.

- Basecamp: Si Trello sirve para distribuir los proyectos y ver cómo va cada uno, Basecamp es una herramienta más completa que proporciona toda la información sobre cómo va un proyecto. Almacena y gestiona todo el contenido, permite adjuntar archivos de todo tipo y las personas que forman parte de cada proyecto -a las que se les pueden asignar roles- pueden hacer comentarios sobre el proyecto. Estos comentarios se agrupan por temáticas, que aparecen como hilos de conversación al estilo Gmail.

- InVision: Es perfecto para compartir maquetas y diseños entre los miembros del equipo de creatividad y facilita mucho la vida en temas de creación de diseños nuevos y en su posterior presentación.

Socialcast: Sirve para unificar la comunicación y la colaboración en toda la organización mediante la integración en las aplicaciones de negocio y en los sistemas que los trabajadores usan todos los días, de una herramienta que extrae lo mejor de las redes sociales en lo que a funcionalidad de refiere.

- GoToWebinar: Es perfecto para crear webinars y compartirlos con el resto de trabajadores, por ejemplo, para ofrecerles una formación online de alguna herramienta nueva o de algún proceso nuevo en la empresa.

Éstas son algunas herramientas de colaboración que tratan de facilitar un aspecto diferente dentro del trabajo diario de una empresa. Desde mi punto de vista, son muy útiles, pero no me atrevería a decir si son las mejores o no. Creo que hay tantas que depende de lo que necesites y de cómo se trabaje en tu empresa, te resultarán mejores unas u otras. La mejor forma de saberlo es probándolas.

@chatunga

 



Marta Chamorro

Soy Responsable de Comunicación y Marketing en Cool Tabs y Blogger en @apiscookies (donde escribo sobre SEO y estrategia de contenidos) y en algún que otro blog más (Mi Maleta, Crucigramas y Café,...). Me gustan y horrorizan un montón de cosas, algo que podrás comprobar en cualquiera de mis posts o si me sigues en twitter, donde actualizo bajo el nombre de @chatunga.

7 comentarios en “La difícil elección de herramientas de colaboración

  1. Yo uso Basecamp desde hace unos meses y lo cierto es que estoy super contenta. No solo para la gestión interna de proyectos sino también para la gestión y la colaboración con clientes. Buen post!

  2. ¡Hola Marta!

    Nos ha parecido muy interesante tu artículo, donde destacas algunas de las mejores herramientas de colaboración.

    Eso sí, tenemos que decirte que hemos echado de menos que nombres el trabajo que hacemos desde Zyncro por ser una herramienta de colaboración para empresas. Intentamos aplicar toda la tecnología social para ayudar a las organizaciones a mejorar su comunicación y sus procesos de colaboración y aprendizaje. Si te apetece probar lo que hacemos, estaremos encantados.

    Saludos :-)

    • Hola Ana,
      Muchas gracias por comentarme la opción de Zyncro, ahora mismo le echo un ojo :)
      La verdad es que hablé de muy poquitas opciones, las que más había probado, pero se quedaron muchísimas en el tintero. Probaré la vuestra y quizá más adelante pueda escribir otro post con muchas más herramientas recomendadas ;)
      Un saludo y gracias por la sugerencia.

  3. Pingback: La difícil elección de herramientas de colaboración | Formateate.net

    • Hola Carlos,

      Muchas gracias por el comentario y por la recomendación. Habrá que probar Asana también. Con Trello sí que puedo decir que estoy muy contenta, es sencilla y justo sirve para lo que es sin dar más trabajo del que ya tienes.

      Habrá que ir probando más.

      Un saludo ;)

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